○文書分類保存年限表の制定について
昭和58年1月28日
57特人委第915号
この表は、特別区人事委員会文書管理規程(昭和53年訓令第1号。以下「規程」という。)第36条の規定に基づき、文書の保存管理の適正化を図り、もって合理的かつ能率的な事務の執行を図るため、制定したものである。
ついては、下記事項に留意すると共に、十分所属職員に周知せしめ、その運営にあたっては、遺憾のないよう取り計らわれたい。
記
1 趣旨
特別区人事委員会(以下「人事委員会」という。)の文書の分類及び保存年限については、規程に定めるもののほか、この表の定めるところによること。
2 文書の意義
この表において、文書とは、一般文書、帳票、資料、図書等のうち、主として一般文書及び帳票をいうものである。
この場合において、一般文書とは起案文書及び供覧文書のうち、文書上の事務処理の完結したものをいい、帳票とは、帳簿、台帳、伝票のうち、帳票上の事務処理が完結したものをいう。
3 文書の分類
文書分類保存年限表を制定するにあたって、組織及び事務事業等に従って、大・中・小に分類表を編成し、事務事業に係る文書を表中に組み入れた。
4 共通事案に係る文書の分類
共通事案に係る文書は、表の前に掲げ、分類表の各欄において繰り返す煩を避けたこと。
5 分類記号
(1) 各分類項目ごとに分類記号を付すことにより、文書の分類、保存及び管理が的確に行われることを期待したこと。
(2) 記号を付ける際の順位は、スタッフ部門に関するものを先にし、ライン部門に関するものを後にしたこと。
6 文書保存年限についての方針
(1) 文書の保存年限の設定に際しては、事務事業の進行に則して、その計画、実施及び統制に関して、文書の利用度と重要性等を考慮して決定したこと。
(2) 事務事業の方針及び計画の策定、規則、訓令等の形式による事務事業の実施手続の策定等、その後に行われる意思決定の指針又は基準となる決定に係る文書については、事後の事務処理に支障のないように保存年限を設定したこと。
(3) 事務事業の実施及び統制に関する事業に係る文書の保存年限は、特別の事由のない限り、必要最小限度にとどめたこと。
(4) 文書は、当該起案文書を発議した課(室)において起案文書を保管し、又は保存すれば足りるので、当該起案文書の施行に伴って発生した文書を収受した課(室)においては、収受した文書を長期にわたって保管し、又は保存することのないよう短期の保存年限を設定したこと。
(5) 文書のうち、その要約、印刷物又は集計があれば十分用が足りるものについては、当該文書の保存年限はできる限り短期間にしたこと。
7 一般文書の保存年限
(1) 計画機能に係る文書の保存年限
次に掲げる文書は、長期保存としたこと。
(ア) 人事委員会の運営に関する一般方針並びに人事委員会が執行すべき事務事業の基本的方針及び計画の策定、変更並びに廃止に係る文書
(イ) 規則、訓令の形式をとる事案に係る文書
(ウ) 告示、公告及び通達の形式をとる事案に係る文書で、内容の重要度が規則、訓令の形式をとる事案と同等のもの。
(2) 実施機能に係る文書の保存年限
ア 次に掲げる文書は、長期保存としたこと。
(ア) 名簿関係、実施要綱及び委員会の議決を経る事案に係る文書
(イ) 意見聴取及び同意、承認等に関する事案に係る文書
イ 予算の執行に伴う決定文書については、3年保存としたこと。
ウ 通知、照会、回答の形式をとる文書で、局長及び次長決定事案に係るものは3年保存、課(室)長決定事案に係るものは1年保存としたこと。
8 帳票の保存年限
会計事務に要する帳簿については、基本となるものは3年保存とし、その他の帳票は1年を限度として保存年限を設定したこと。
9 保存年限の計算等
規程第37条でいう「その完結した日」とは、次に掲げる日をいうものであること。
ア 許可、認定その他の行政処分に係る文書
当該行政処分に関して、指導・監督する必要がなくなった日
イ 措置要求及び不服申立て等に関する事案に係る文書
当該事案に係る判決等があって事件の確定した日
ウ 供覧文書のうち常時利用するもの
当該供覧文書の関連事案を処理する必要がなくなった日
10 表中に示されていない文書の分類及び保存年限
表中に示されていない文書が発生した場合は、主務課長がこの表に示された文書の分類及び保存年限を基準にして、当該文書の分類及び保存年限の設定を行うことができるものであること。
附則(平成22年4月1日21特人委公第366号)
この改正は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月29日27特人委公第566号)
この改正は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月14日29特人委公第532号)
この改正は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月27日31特人委公第830号)
この改正は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年2月22日3特人委公第692号)
この改正は、令和4年4月1日から施行する。
別添
特別区人事委員会文書分類保存年限表
昭和58年1月28日
事務局長決定
改正 昭和62年 5月30日事務局長決定
平成 5年 2月26日事務局長決定
平成 7年 3月29日事務局長決定
平成 8年 3月18日事務局長決定
平成22年 4月 1日事務局長決定
平成28年 3月29日事務局長決定
平成30年 3月14日事務局長決定
令和 2年 3月27日事務局長決定
令和 4年 2月22日事務局長決定
大分類 | 種別 | ||||||
中分類 | 長期保存 | 10年保存 | 5年保存 | 3年保存 | 1年保存 | ||
小分類 | |||||||
I 特別区人事委員会 | |||||||
01 公平 | |||||||
1 庶務 | 規則原本 訓令原本 告示原本 通達原本 委員会議事録 | 法令・通達関係書 請願・陳情等関係書 通知・照会・回答文書(局長・次長決定) 文書収発簿 各区調査報告書 IT調査関係書 金券受払簿 | 事務事業執行計画書 課・室長事務引継書 通知・照会・回答文書(課長決定) 行政処分に係る基準書 郵便物発送 広報関係書 委員会提案原議 公印印刷承認申請書 公布掲示に用いた規則謄本等 監査資料関係書 事務連絡関係書 | ||||
2 人事 | 源泉徴収関係書 | 講師謝礼関係書 障害者活躍推進計画関係書 | 事務分担表 復命書 所要人員計画関係書 時間外勤務調査関係書 研修・服務関係書 | ||||
3 財務 | 予算の執行を伴う決定書 現金出納簿 | 歳入科目新設・予算流用・予備費充用各申請関係書 予算執行実績報告書 収支命令者、資金前渡受者指定書 金銭出納員任命関係書 契約台帳(担当課契約分) 予算要求関係書 指定事業・事務改善等関係書 | |||||
4 情報公開・個人情報保護 | 情報公開等請求書 情報公開等決定関係書 個人情報開示等請求書 個人情報開示等決定関係書 個人情報保護審議会諮問等関係書 個人情報保護審議会答申書 情報公開・個人情報保護審査会諮問関係書 情報公開・個人情報保護審査会答申書 情報提供関係書 | 情報公開費用徴収関係書 個人情報開示費用徴収関係書 | 個人情報届出書 | ||||
5 行政手続 | 聴聞調書・報告書 弁明調書・報告書 | 聴聞関係書 弁明関係書 | |||||
6 庶務人事 | 公印(除帳)台帳(委員会印・委員長印・職務代理者印) 職員任免関係書 公開目録(長期) 長期保存文書 | 公印(除帳)台帳(長期保存を除く。) 配置換関係書 職務代理関係書(委員長・局長) 規則・訓令・公示・告示原簿 公開目録(10年) 10年保存文書 | 事務引継書(委員長・委員) 服務関係(局長) 超過勤務命令簿(電算処理除く) 公開目録(5年) 5年保存文書 | 事務引継書(局長・次長) 人事委員会年報関係書 廃棄文書目録 交際費関係書 旅行命令簿(電算処理除く) 公開目録(3年) 3年保存文書 | 金券送付簿 公印印刷物受払台帳 研修関係書 福利厚生関係書 庁内部長会・庶務担当課長会資料 課(室)長会資料 公開目録(1年) 1年保存文書 | ||
7 予算会計 | 歳出予算推定差引簿 歳入簿 前渡金概算払整理簿 歳入歳出外現金受払簿 調定額決裁書 監査関係書 | 予算要求関係書 予算執行計画関係書 予算配当(流用・予備費充用)関係書 予算・会計事務各規則に基づく諸帳票 四半期予算執行状況報告書 | |||||
8 契約物品 | 契約関係書 | 契約締結請求書・契約決定書 契約簿 供用備品総括表 契約内容変更関係書 指名参加資格審査関係書 | 契約締結請求書控 物品購買請求書控 備品関係書 供用物品引渡書 所属換物品引渡書 契約事務・物品管理各規則に基づく諸帳票 指名業者選定資料(業者一覧) 検査復命書 検査調書 | ||||
9 労基監督 | 労働基準法第8条号別決定に関する協定関係書 | 許認可命令関係書(定期監督報告書を含む。) 届出受理関係書 | 報告受理関係書 | ||||
10 公平審査等 | 行政措置要求関係書 不利益処分の審査請求関係書 訴訟関係書 職員団体登録台帳 退職手当支給制限等諮問関係書 | 職員団体登録等関係書 | |||||
11 退職管理 | 退職管理関係書 | ||||||
02 採用 | 長期保存 | 10年保存 | 5年保存 | 3年保存 | 1年保存 | ||
1～5 | I特別区人事委員会 01公平 1から5までと同じ | ||||||
6 採用試験 | 採用試験公告決定書 採用候補者名簿関係書 | 受験者合否結果台帳 1次合格者決定書 | 提示に関する基本方針決定書 | 需要数調査書 受験申込書受理台帳 試験委員等関係書 提示関係書 電算委託関係書 電算資料関係書 | 任用結果報告書 試験実施関係書 | ||
7 能力認定 | 実施要綱決定書 | 受験者合否結果台帳 1次合格者決定書 | 受験申込総括表(調書) 電算資料関係書 | ||||
8 任用 | 人事行政の運営に関する勧告関係書 人事評価に関する勧告関係書 研修に関する勧告関係書 任命方法の一般的基準関係書 | ||||||
9 採用選考及び管理職選考以外の昇任選考 | 採用選考公告決定書 採用選考合格者名簿関係書 昇任候補者名簿関係書 | 受験者合否結果台帳 1次合格者決定書 | 採用選考審査会関係書 推薦に関する基本方針決定書 | 臨時的任用関係書 需要数調査書 推薦関係書 選考委員等関係書 電算資料関係書 | 選考結果報告関係書 任用結果報告書 選考実施関係書 | ||
10 管理職昇任選考 | 実施要綱決定書 管理職選考合格者名簿関係書 | 試験委員等関係書 選考申込者台帳 2次選考結果報告書 電算委託関係書 電算資料関係書 | 選考実施関係書 | ||||
03 給与 | 長期保存 | 10年保存 | 5年保存 | 3年保存 | 1年保存 | ||
1～5 | I特別区人事委員会 01公平 1から5までと同じ | ||||||
6 調査 | 調査方針等決定関係書 給与勧告関係書 | 調査要綱等決定関係書 調査実施関係書 調査集計(統計)関係書(電算打出表を含む。) | |||||
7 制度 | 処理方針等決定関係書 | 人事機関等の条例に関する意見の申出関係書 同意及び承認関係書 | 勤務条件等に関する報告関係書 | ||||
04 試験研究 | 長期保存 | 10年保存 | 5年保存 | 3年保存 | 1年保存 | ||
1～5 | I特別区人事委員会 01公平 1から5までと同じ | ||||||
6 試験問題 | 試験問題作成基本方針決定関係書 | 試験問題決定関係書 | 試験問題作成委員委嘱関係書 試験問題貸借等関係書 | ||||
7 試験研究 | 試験研究報告書 | ||||||