職員の人事記録に関する規則(昭和53年特別区人事委員会規則第9号。以下「規則」という。)第4条第3項の規定に基づき、勤務記録カードの記入要領を下記のとおり定めたので、昭和58年4月1日からこれにより処理されたい。

記

(1)　規則別表第1第1号様式及び第2号様式の勤務記録カード(以下「カード」という。)の紙質は、150瓩連程度の特殊堅紙を用いるものとすること。

(2)　職員が初めてこの規則の適用を受けることになった場合は、職員が任命権者に提出した履歴書その他の記録に基づいてカードを作成するものとすること。

(3)　前号の規定により作成したカードについて、新たに記入すべき事項が生じた場合は、その事実を確認できる文書により、その都度記入するものとすること。

(4)　誤記等により訂正する場合は、その責任を明らかにするため、訂正した箇所に取扱者が押印するものとすること。

(5)　カードを作成するに当って用いるインクは、青又は黒インクとする。

(6)　任命権者がカードの副本を作成した場合は、常に正本の記載事項と一致するよう、任命権者において適切な措置を講ずるものとすること。この場合、正本と副本を区別するため、正本には「正本」と表示すること。

2　勤務記録カードの記入

カードの各欄に記入すべき事項及び記入要領は、次の各号に定めるところによること。

(1)　「作成年月日」の欄には、カードを初めて作成した人事担当課長又はこれに相当するものが第3号の規定により押印した日を記入すること。

(2)　「作成箇所」の欄には、カードを初めて作成した担当課等の名称を記入すること。

(3)　「作成者印」の欄には、カードを初めて作成した課等の人事担当課長又はこれに相当するものが押印すること。

(4)　「氏名」の欄には、氏名を記入し、その上欄に平仮名でふり仮名をつけること。また、職員番号欄には、職員番号を記入すること。

なお、氏名を変更した場合は、「氏名」の欄の右欄に新氏名、ふり仮名及び氏名を変更した年月日を記入すること。

この場合、異動年月日とは、区市町村長に氏名変更の届出を行った年月日とする。

(5)　「本籍」の欄には、本籍の都道府県名までを最上欄に記入すること。

なお、本籍を変更した場合、その変更が都道府県の変更を伴うときは、その下に新都道府県名を記入し、その末尾に変更した年月日をカッコ書きをもって記入すること。この場合、変更した年月日とは、区市町村長に本籍変更の届出を行った年月日とする。

(6)　「現住所」の欄には、住所を最上欄に記入すること。

なお、住所を変更した場合は、その下欄に新住所及び住所を異動した年月日を記入すること。この場合、異動年月日とは、任命権者に住所変更の届出を行った年月日とする。

(7)　「学歴」の欄には、次に掲げる事項を原則として年代順に記入すること。ただし、高等学校を卒業した者については、中学校以下の学歴を省略してさしつかえないこと。なお、各種学校については、任命権者が必要と認めるものを記入すること。

ア　「学校名」の欄には、学校名を正確に記入する。

この場合、予科・専門部・短期大学部等大学に附属する独立の単位として考えられるものについては、学校名として記入する。

イ　「学部・学科名」の欄には、学部・学科名を記入する。

ウ　「修学期間」の欄には、修学の始期及び終期を記入する。

エ　「期限」の欄には、その学校の正規の修学年数を記入する。

オ　「資格」の欄には、卒業・修業・中途退学の別を「卒・修・退」のうち、それぞれ該当するものに○をつける。

(8)　「写真」の欄には、上半身前向き脱帽の写真をはること。なお、この写真は、5年ごとにはり替えを行うこと。

(9)　「資格・免許」の欄には、資格・免許で任命権者が必要と認めるものについて、その取得した資格・免許の名称・取得年月日及びその得喪を決定する機関の名称を記入すること。

(10)　「研修」の欄には、職員が受講を修了した研修で任命権者が必要と認める研修の名称、終了した年月日及び研修実施機関の名称を記入すること。

(11)　「区歴」の欄には、別表1の区分に従い、それぞれの区分に初めて該当した年月日・年齢及び在職期間を記入すること。

なお、降職した場合は、降職後任用された職の該当欄の余白に降職年月日を朱書すること。

(12)　「見出」欄には、カードの見出しとして必要な次の事項を記入すること。

ア　「見出文字」の欄には、氏名のふり仮名の第1文字を記入する。

イ　「氏名」の欄には、氏名を記入する。

ウ　「生年月日」の欄には、出生の年月日を記入する。

エ　「採用年月日」の欄には、区に採用された年月日を記入する。

オ　「職種」の欄には、職員の職種を任命権者が定めるところにより、事務系は「事」に、福祉系は「福」に、一般技術系及び医療技術系は「技」に、技能系は「能」にそれぞれ該当する職種を○で囲む。その右空欄には職種を具体的に記入する。

カ　「区歴」の欄には、別表1の区分に従い技能は「技」に、1級職は「1」に、主任は「主」に、係長は「係」に、課長補佐は「補」に、課長は「課」に、部長は「部」にそれぞれ○をつける。

キ　「学歴」の欄には、職員の最終学歴を学歴欄に基づいて中学校卒業以下は「中」に、高等学校卒業は「高」に、短期大学卒業は「短」に、大学又は大学院卒業は「大」にそれぞれ○をつける。

ク　「採用区分」の欄には、Ⅰ類採用試験及びこれと同等の採用選考に合格した者は「Ⅰ」に、Ⅱ類採用試験及びこれと同等の採用選考に合格した者は「Ⅱ」に、Ⅲ類採用試験及びこれと同等の採用選考に合格した者は「Ⅲ」に、経験者採用試験・選考に合格した者は「経」にそれぞれ○をつける。

なお、主任以上及び技能で採用されたものは、上記カの例に従ってそれぞれ該当するものを記入する。(例えば、係長に直接採用した場合には「係」と空白に記入する。)

ケ　「前有無」の欄には、区に採用される以前の経歴の有無を記入する。この場合、区に採用される以前の経歴がある場合は「有」に、ない場合は「無」にそれぞれ該当するところを○で囲む。

コ　「転有無」の欄には、区に採用された後の転職の有無を記入する。この場合、転職した場合は「有」のところを○で囲む。

サ　「補1．2．3」の欄には、補助カードの枚数を記入する。この場合、補助カードの枚数を表示する数字を○で囲むものとし、カードの枚数が4枚以上になったときは、その枚数を記入する。

(13)　「勤務記録」欄

ア　勤務記録欄には、次に掲げる事項を原則として年代順に記入すること。この場合、記入を要する事項の発令の日付を「年月日」の欄に、その内容を「記事」の欄に、その発令機関の名称を「発令機関」の欄に記入すること。

なお、在職中に記入を要すべき資格・免許及び学歴を取得し又は研修を修了した場合は、勤務記録欄に記入せず、それぞれ該当欄に記入するものであること。

(ア)　職員の任用、給与及び分限又は懲戒処分等に関する事項

(イ)　法令等の制定又は改廃により、職名又は勤務する部・課等の名称の変更及び給与の改定等に関する事項

(ウ)　叙位・叙勲並びに勲章・記章及び褒章の授与に関する事項

(エ)　表彰に関する事項で任命権者が必要と認めるもの

(オ)　公務災害に関する事項で任命権者が必要と認めるもの

(カ)　恩給・退職年金及び退職一時金並びに退職手当に関する事項で任命権者が必要と認めるもの

(キ)　外国出張に関する事項で任命権者が必要と認めるもの

(ク)　その他任命権者が必要と認めるもの

イ　区に採用される以前の経歴(国又は他の地方公共団体、民間会社その他における履歴等をいい、自己営業を含む。以下「前歴」という。)がある場合は、最初に前歴を年代順に記入し、そのあとに区歴を記入すること。この場合、各前歴のあとに初任給、昇格及び昇給等に関する規則(昭和53年特別区人事委員会規則第18号)別表第4経験年数換算表に該当する換算率をカッコ書きし、前歴の記入を終了したときには、その次に前歴の年月数及び換算した年月数を各々合計して記入し、次に1行空欄を設け、その欄に「区歴」と朱書すること。

ウ　給与に関する事項については、それ以外の事項と区別するため、欄の中央にある点から書き出すこと。

エ　勤務記録欄の記入に当たって、規則別表第1第1号様式で不足する場合には、同第2号様式の「補助カード」を用いること。

3　この通達の実施日現在、引き続き在職する職員の勤務記録カードについては、必要に応じ加筆修正して使用することができる。