(目的)

第1条　この規程は、特別区人事委員会(以下「委員会」という。)における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な執行を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの基本)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

(文書主任)

第4条　事務局に文書主任を置き、事務局長が所属職員のうちから命免する。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、上司の命を受け、事務局における次の事務に従事する。

(文書管理責任者の設置)

第6条　課に文書管理責任者を置き、課の長(以下「課長」という。)は、その課の職員のうちから、1人を指名する。

(文書管理責任者の職務)

第7条　文書管理責任者は、その所属する課の次の事務に従事する。

(文書管理帳票)

第8条　公平課に備える文書管理に関する帳票等は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　受発文書には、受発した当該会計年度の数字と「特人委」の次に主務課を表わす1文字を加えた4文字とからなる記号を付し、番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(文書の収受及び配布)

第10条　委員会に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、公平課長が受領し委員長、局長、次長及び委員会あての文書(親展(秘)文書を除く。)を開封する。

(主務課における文書の処理)

第11条　公平課長から配布された文書及び主務課に直接到達した文書は、主務課長が収受し、開封しなければならない。ただし、親展(秘)文書は、そのまま名あて人に配布するものとする。

(処理方針)

第12条　主務課長は、配布を受けた文書及び主務課に直接到達した文書を審査し、事務担当者に必要な指示を与えて交付するものとする。

(起案文書及び供覧文書の登録等)

第13条　起案文書は、事務担当者が、主務課において、システムに所要事項を登録のうえ、直ちに決定の手続をしなければならない。

(文書収発簿)

第14条　主務課長は、前条第1項、第2項及び第4項に定める事項が登録されたことを確認後、文書収発簿を作成し、公平課長に送付しなければならない。

(起案)

第15条　起案は、規則、訓令等に定めのある場合を除き、第7号様式による起案用紙(以下「起案用紙」という。)を用い、平易明確に行わなければならない。

(資料の添付)

第16条　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

(特別取扱方法)

第17条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「公印省略」、「割印省略」等の注意事項を回付上・施行上の注意欄に明記し、機密を要する起案文書は、封筒に入れてその旨を表示しておかなければならない。

(文書の発信者名)

第18条　庁外へ発送する文書は、委員長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、事務局長若しくは次長名又は委員会名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第19条　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

(起案文書の回付)

第20条　事案決定のための起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は機密を要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明することができる職員が持回りすることができる。

(事案決定に対する関与)

第21条　事案決定に対する関与を行うための起案文書の回付を受けたときは、決定関与者は直ちに当該文書の回付に係る事案を検討し、当該事案に係る決定案について異議があるときは、その旨を速やかに主務課長に連絡しなければならない。

(廃案の通知)

第22条　事案に係る決定案を廃し、又は当該決定案の内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)を加えたときは、主務課長は、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。この場合において内容変更を加えたときは、再度文書を回付しなければならない。

(供覧)

第23条　収受文書で供覧を要するものは、起案用紙を用いて供覧するものとする。ただし、軽易なものは、文書の余白に供覧の表示をし、供覧押印欄を設けて文書を回付することができる。

(機密又は緊急事案の処理)

第24条　機密又は緊急を要する起案文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(文書処理状況の調査等)

第25条　公平課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、又は主務課長から報告を受け、それに基づき主務課長に指示を与えることができる。

(既決箱等)

第26条　文書を処理するため、決定権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

(浄書)

第27条　決定済みの起案文書で浄書を要するものは、即日浄書するものとする。

(照合)

第28条　浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合しなければならない。

(公印)

第29条　照合を終了した浄書文書は、特別区人事委員会公印規則(昭和53年特別区人事委員会規則第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、発送文書に「公印省略」の記載をし、公印の押印を省略することができる。

(発送)

第30条　発送を要する文書は、直ちに使送、郵送又は交換便により、発送しなければならない。

(ファクシミリの使用による送付)

第30条の2　前条第1項の規定にかかわらず、第29条ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書で事務局長が指定するものについては、通信回線の利用によるファクシミリを使用して送信することにより、発送したものとみなす。

(文書の整理)

第31条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(保管単位)

第32条　文書の保管は、主務課において行う。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、主務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りではない。

(保管用具)

第33条　文書の整理及び保管には、キャビネット、書類庫又は書棚等それぞれ適切な用具を使用するものとする。

(保管文書)

第34条　事務担当者は、文書施行後、当該文書を自己の手元に置くことなく保管文書綴りに綴り込んで整理し、保管するものとする。

(文書授受カード等の整理及び保管)

第35条　文書主任又は文書管理責任者は、文書収発簿を文書の追求、索引及び利用に便利なように整理しておくものとする。

(文書の保存年限の種別)

第36条　文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(保存年限の設定)

第37条　前条第1項の文書の保存年限は、別に定める文書分類保存年限表のとおりとする。

(保存年限の計算)

第38条　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年による必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の保存方法)

第39条　保存を必要とする完結文書は、文書主任又は文書管理責任者の指示を受けて、事務担当者が次に掲げるところに従い、編集及び製本し、保存しなければならない。

(保存文書の報告)

第40条　主務課長は、編集した保存文書について、第11号様式による公開目録を作成し、その写しを公平課長及び特別区人事・厚生事務組合総務部総務課長に送付しなければならない。

(書庫等への保存)

第41条　第39条の規定に基づき編集製本された文書は、主務課において公平課長の指示に従い書庫等に保存しなければならない。

(文書の持出し)

第42条　文書の持出しをしようとする者は、文書管理責任者に申し出なければならない。

(文書の貸出し等)

第43条　文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとする職員は、文書管理責任者に申し出なければならない。

第44条　削除

(貸出期間)

第45条　貸出期間は、7日以内とする。ただし、主務課長が特に必要があると認めるときは、この限りでない。

(特定個人情報記載文書の特例)

第45条の2　第42条及び第43条の規定は、特定個人情報記載文書については、適用しない。

(文書の廃棄の決定)

第46条　主務課長は、文書が保存年限を経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

第47条　主務課長は、文書を廃棄する場合には、第13号様式による廃棄ファイル目録を作成し、これを公平課長及び特別区人事・厚生事務組合総務部総務課長に送付しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第48条　廃棄を決定した文書のうち、秘密保持を必要とするものは、焼却又は裁断等の処置をとらなければならない。