特別区人事委員会文書管理規程

○特別区人事委員会文書管理規程

令和6年8月29日

特別区人事委員会訓令第1号

特別区人事委員会文書管理規程(昭和53年特別区人事委員会訓令第1号)の全部を次のように改正する。

第1章　総則

(目的)

第1条　この規程は、特別区人事委員会(以下「委員会」という。)における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な執行を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)　課　特別区人事委員会処務規則(昭和53年特別区人事委員会規則第2号)第3条第1項に規定する課及び室をいう。

(2)　文書等　職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3)　文書　文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(4)　電子文書　電磁的記録のうち、第16号に規定する文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(5)　起案文書　事案の決定のための案を記載した文書及び電子文書をいう。

(6)　収受文書　第10条から第11条の5までの規定により収受の処理をした文書等をいう。

(7)　供覧文書　組織内において閲覧に供するため回付する文書及び電子文書で、意思決定を伴わないものをいう。

(8)　対内文書　特別区人事・厚生事務組合の執行機関相互間の文書等をいう。

(9)　主務課　文書等に係る事案を担当する課をいう。

(10)　主務課長　主務課の長をいう。

(11)　文書等の保管　主務課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(12)　文書等の保存　文書等を書庫等に収納しておくことをいう。

(13)　完結　起案文書にあっては決定権者が決定し、又は、当該決定に伴う文書等の施行が済んだことを、供覧文書にあっては最終閲覧者の閲覧が終了したことをいう。

(14)　持出し　主務課の職員が、保管又は保存中の文書等を持ち出すことをいう。

(15)　貸出し　主務課の職員以外の者に保管又は保存中の文書等を貸し出すことをいう。

(16)　文書管理システム　電子計算組織を利用して文書等の作成、管理等を行う情報処理システムで特別区人事・厚生事務組合総務部長が指定したものをいう。

(文書等の取扱いの基本)

第3条　文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理及び管理しなければならない。

(文書主任)

第4条　事務局に文書主任を置き、事務局長が所属職員のうちから命免する。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、上司の命を受け、事務局における次の事務に従事する。

(1)　文書等の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書等の処理の促進に関すること。

(3)　起案文書及び供覧文書の審査に関すること。

(4)　文書等の整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5)　資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(6)　文書事務の進行管理に関すること。

(7)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(8)　その他文書事務に関し必要なこと。

(文書管理責任者の設置)

第6条　課に文書管理責任者を置き、課の長(以下「課長」という。)は、その課の職員のうちから、1人を指名する。

(文書管理責任者の職務)

第7条　文書管理責任者は、その所属する課の次の事務に従事する。

(1)　文書等の収受、配布及び発送に関すること。

(2)　文書等の処理の促進に関すること。

(3)　文書等の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4)　資料及び図書の整理、保管、保存及び利用に関すること。

(5)　文書事務の指導及び改善に関すること。

(6)　文書等の持出し及び貸出しに関すること。

(7)　その他文書事務に関し必要なこと。

(文書管理帳票)

第8条　公平課に備える文書管理に関する帳票等は、次のとおりとする。

(1)　文書授受カード　(第1号様式)

(2)　金券送付簿　(第2号様式)

(3)　規則原簿　(第3号様式)

(4)　訓令原簿　(第3号様式)

(5)　告示、公告原簿　(第3号様式)

(6)　文書収発簿　(第4号様式)

(7)　その他必要な簿冊

2　主務課に備える文書管理に関する帳票等は、次のとおりとする。

(1)　金券送付簿　(第2号様式)

(2)　その他必要な簿冊

3　相当件数の同種の文書等を定例的に処理する場合は、主務課長は、公平課長の承認を得て、当該文書等の管理に関し、別の帳票を使用することができる。

(起案文書、収受文書及び供覧文書の記号並びに番号)

第9条　起案文書、収受文書及び供覧文書(以下「起案文書等」という。)には、起案、収受又は供覧した日の属する会計年度の数字と「特人委」の次に主務課を表わす1文字を加えた4文字からなる記号を付し、番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

2　起案文書等の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め翌年3月31日に止める。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる起案文書には、それぞれ事案の発端となった起案文書等の記号及び番号の枝番号を用いることができる。

(1)　訴訟、工事、契約等に係る起案文書であって、それらの事案の発端となった起案文書と1件態として管理する必要があるもの

(2)　照会に回答するため他の部課等に照会する場合の当該他の部課等に照会するための起案文書

(3)　月ごと、四半期ごと等に定型的に作成するための起案文書

(4)　同一の案件につき、特別区等へ照会又は回答等するための起案文書

第2章　文書等の収受及び配布

(文書の収受及び配布)

第10条　委員会に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、公平課長が受領し委員長、局長、次長及び委員会あての文書(親展(秘)文書を除く。)を開封する。

2　公平課長は、前項の開封した文書を、次表の左欄に掲げる文書の種別に応じ、同表右欄に掲げる収受及び配布の方法により、処理するものとする。ただし、開封した文書のうち、公平課長が重要又は異例の文書で緊急の処置を要すると認めるものは、配布前に事務局長の閲覧を受けなければならない。


文書の種別	収受及び配布の方法
1　書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書並びに特別送達文書	ア　文書の余白(開封しないものにあっては封筒)に、第5号様式による収受印を押し、文書授受カードに所要事項を記載して、署名又は受領印を徴し、当該文書を主務課長に配布すること。この場合において、書留扱いで送達された文書で試験の申込書等授受カードの記載を必要としないで処理することが適当であると公平課長が認めるものは、別の方法により処理することができる。イ　現金書留で開封したものは、金券送付簿に所要事項を記載して、当該現金を特別区人事・厚生事務組合会計事務規則(昭和43年特別区人事・厚生事務組合規則第8号)第6条に規定する金銭出納員(以下「金銭出納員」という。)に送付し、金券送付簿に署名又は受領印を徴すること。
2　開封した文書のうち、収受の日時が、権利の得喪にかかわると認められるもの	ア　第1項のアに同じ。イ　文書の余白に到達日時を明記し、収受事務担当者が押印すること。ウ　差押通知書、債権譲渡通知書等は、その写しを特別区人事・厚生事務組合会計管理者に送付すること。
3　開封した文書のうち、金券が添付されているもの	ア　第1項のアに同じ。イ　文書の余白に金券の種類及び員数並びに「金券金銭出納員送付」を記載すること。ウ　金券送付簿に所要事項を記載し、金券を第1項のイに準じて処理すること。
4　その他の文書	ア　文書の余白(開封しないものにあっては封筒)に、第5号様式による収受印を押し、主務課長に配布すること。

(主務課における文書の処理)

第11条　公平課長から配布された文書及び主務課に直接到達した文書は、主務課長が収受し、開封しなければならない。ただし、親展(秘)文書は、そのまま名あて人に配布するものとする。

2　主務課長は、次表の左欄に掲げる文書の種別に応じ、同表右欄に掲げる処理の方法により文書を処理するものとする。


文書の種別	処理の方法
1　起案・供覧を要する文書(第15条第3項及び第23条第2項に規定する文書を除く。)	ア　文書の余白に第6号様式による収受印(以下「収受印」という。)を押し、文書管理システムに所要事項を登録すること。イ　主務課長が開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるものは、文書の余白に到達日時を明記し、収受担当者が押印するとともに、差押通知書、債権譲渡通知書等は、その写しを特別区人事・厚生事務組合会計管理者に送付すること。ウ　主務課長が開封した文書のうち、金券が添付されているものは、文書の余白に金券の種類及び員数を記載し、金券送付簿により当該金券を金銭出納員に送付すること。この場合には、金券送付簿に所要事項を記載し、署名又は受領印を徴すること。
2　起案、供覧を要しない文書(第15条第3項及び第23条第2項に規定する文書を含む。)	ア　文書の余白に収受印を押すこと。
3　閲覧後の親展(秘)文書	ア　親展(秘)文書が閲覧後交付されたときは、必要に応じて前の各項の例により処理すること。

3　前項の規定により文書を文書管理システムに記録する場合は、原則として、当該処理の際に、書面に記載されている事項をスキャナその他の画像読取装置により読み取って作成された電磁的記録を添付するものとする。ただし、当該文書の性質、形状等によりこれによりがたい場合は、この限りでない。

(電磁的記録の受信等)

第11条の2　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下単に「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、電磁的記録媒体により電磁的記録を受領することができる。

3　主務課長は、前2項の規定により受信し、又は受領した電磁的記録が他の課の所掌に係るものであるときは、速やかに当該電磁的記録を所掌する課へ転送又は回付するものとする。

4　情報処理システムへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(電磁的記録の収受の処理)

第11条の3　主務課長は、前条第1項の規定により受信した電磁的記録又は同条第2項の規定により受領した電磁的記録のうち、収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録するものとする。

(ファクシミリの利用による収受)

第11条の4　ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。

2　前項の規定により記録がなされた紙は、到着した文書とみなし、第10条及び第11条の規定により収受の処理を行うものとする。

3　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(勤務時間外の到達文書の収受)

第11条の5　到達した文書のうち勤務時間外に到達したもので、当日に収受することができない文書は、翌日(その日が日曜日、土曜日又は国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に定める休日の場合は、その翌日)に収受するものとする。

第3章　文書等の処理

(処理方針)

第12条　文書等は、主務課長の指示に従い、主務課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。

2　施行期日の予定されるものは、決定を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議、審査、協議その他の事案決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

(起案文書及び供覧文書の登録等)

第13条　起案文書は、事務担当者が、主務課において文書管理システムに所要事項を登録の上、直ちに決定の手続をしなければならない。

2　収受文書(起案及び供覧を要しないものを除く。)は、事務担当者が、主務課において文書管理システムに所要事項を登録の上、直ちに供覧の手続をしなければならない。ただし、直ちに起案し、当該起案文書に添付するものは、供覧の手続を要しない。

3　起案文書及び供覧文書の番号は、文書管理システムに登録した番号を用いる。

4　事案決定後又は供覧後、事務担当者は、速やかに文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。

5　決定済みの規則、訓令及び告示の番号は、公平課においてそれぞれの原簿に登録した番号を用いる。

(文書収発)

第14条　主務課長は、その課における文書及び電子文書の収発について、適切に管理しなければならない。

2　公平課長は、前条第1項、第2項及び第4項に定める事項が登録されたことを確認後、第4号様式による文書収発簿を管理しなければならない。ただし、第8条第3項の規定による別の帳票を使用する場合にあっては、主務課長が第4号様式に準ずる様式による目録を作成し、管理しなければならない。

3　公平課長は、前項に規定する文書収発簿を一般の閲覧に供しなければならない。

(起案)

第15条　起案は、規則、訓令等に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化の観点から合理的であると認めるときは、前項に規定する事項を第7号様式による起案用紙(以下「起案用紙」という。)に記載すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

3　前2項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず文書の余白等を利用して行うことができる。

4　定例的に取り扱う事案に係る起案は、公平課長の承認を得て、起案用紙を用いず一定の帳票を用いて行うことができる。

5　起案文書には、決定区分、文書番号、文書分類記号、保存年限、決定関与者職名、起案年月日等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。

(資料の添付)

第16条　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

(特別取扱方法)

第17条　起案文書には、事案の性質により、「至急」、「秘」、「公印省略」、「割印省略」等の注意事項を回付上・施行上の注意欄に表示するものとする。

(文書の発信者名)

第18条　庁外へ発信する文書等(以下「対外文書」という。)の発信者は、委員長名を用いる。ただし、文書等の性質又は内容により、特に必要がある場合は、事務局長若しくは次長名又は委員会名を用いることができる。

2　一般照復文書及び対内文書は、事案の軽重により、事務局長名、次長名、課長名又は室長名を用いるものとする。この場合において、対内文書は職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、委員会名、事務局名、課名又は室名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第19条　発信する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書等の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(起案文書の回付)

第20条　電子起案方式による起案文書の回付は、文書管理システムを利用した流れ方式(以下「電子回付方式」という。)によるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子回付方式による協議については、協議を行う者に一斉に回付する方式で行うことができる。

3　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。この場合において、起案文書で機密を要する文書は、封筒等に入れ、その旨を表示して回付しなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、特に緊急又は機密を要する起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回ることにより回付することができる。

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第21条　決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡し、又は当該起案文書を起案者に差し戻すものとする。ただし、当該事案の決定関与者が起案者に差し戻すことが適当でないと認めるときは、この限りでない。

2　前項の規定による連絡又は差戻しを受けた起案者は、その内容を主務課長に報告しなければならない。ただし、主務課長から直接連絡又は差戻しを受けた場合は、この限りでない。

(回付中の起案文書の廃案および変更)

第22条　回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者は、主務課長の指示を受けて、回付中の起案文書を引き戻し、処理するものとする。

2　起案者は、前項の規定により起案文書を引き戻したときは、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

(供覧)

第23条　供覧文書(電子文書を除く。)は、供覧用紙を用いて流れ方式により、閲覧者に回付するものとする。ただし、電子文書による供覧文書は、閲覧者に対して文書管理システムを利用して一斉に回付する方式で行うことができる。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、当該文書の余白に供覧の表示をし供覧欄を設けて回付することができる。

(緊急又は機密事案の処理)

第24条　緊急又は機密を要する文書等は、上司の指示を受けて、通常の手続によらず処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(処理状況の調査等)

第25条　公平課長は、必要があると認めるときは、起案文書及び供覧文書の処理状況を調査し、又は主務課長から報告を受け、それらに基づき主務課長に指示することができる。

(既決箱等)

第26条　文書を処理するため、決定権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

第4章　起案文書の浄書、照合及び発送

(浄書及び照合)

第27条　電子起案方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行に用いようとする文書等(以下「施行文書」という。)を浄書(起案文書の浄書に係る事項の文書管理システムへの入力又は情報処理システムにより送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(文書管理システムに入力した事項又は送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、浄書及び照合をした者は、その旨を文書管理システムに記録するものとする。

2　書面起案方式により決定された事案を施行する場合(情報処理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。この場合において、浄書及び照合をした者は、当該起案文書の浄書欄及び照合欄に署名し、又は押印するものとする。

第28条　削除

(公印)

第29条　第27条の規定による浄書及び照合を終了した施行文書には、特別区人事委員会公印規則(昭和53年特別区人事委員会規則第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書が次の各号のいずれかに該当する場合(法令等の定めにより公印の押印を要する場合を除く。)は、「(公印省略)」の記載をして、公印の押印を省略することができる。

(1)　対内文書

(2)　対外文書のうち、国又は地方公共団体に対し発信する文書(重要なものを除く。)

(3)　対外文書のうち、人事委員会が行う事業と特に関係を有すると委員長が認めた団体に対し発信する文書(重要なものを除く。)

(4)　対外文書(前2号に該当するものを除く。)のうち、軽易な文書

(発送)

第30条　施行文書の発送は、情報処理システムによる送信、使送、郵便による送付、信書便による送付、交換便による送付等に区分して行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものの発送については、情報処理システムによる送信の方法により行ってはならない。

(1)　前条第1項の規定により公印の押印をする文書

(2)　機密を要する文書

3　施行文書のうち機密を要する文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

4　第1項の規定により施行文書を発送した者は、電子起案方式により決定された事案にあってはその旨を文書管理システムに記録し、書面起案方式により決定された事案にあっては当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名し、又は押印するものとする。

第5章　文書等の整理、保管及び保存

(文書等の整理、保管及び保存の基本)

第31条　文書等は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2　文書等の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置を講ずるとともに、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

(保管単位)

第32条　文書等の保管は、主務課を単位として行う。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、主務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(保管用具)

第33条　文書等(電磁的記録を除く。以下この条及び次条において同じ。)の整理及び保管には、キャビネット、書類庫又は書棚等それぞれ適切な用具を使用するものとする。

2　前項の規定により特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)が記載された文書等(以下「特定個人情報記載文書」という。)を保管する場合において使用する用具は、特定個人情報記載文書を利用するときを除き、常に施錠しておかなければならない。

(文書等の保管)

第34条　事務担当者は、文書施行後、当該事案に係る文書等を自己の手元に置くことなく保管文書綴りに綴り込んで整理し、保管するものとする。

(文書授受カード等の整理及び保管)

第35条　文書主任又は文書管理責任者は、文書授受カード及び文書収発簿を文書及び電子文書の追求、索引及び利用に便利なように整理し、保管するものとする。

(文書等の保存年限の種別)

第36条　文書等の保存年限の種別は、次の5種とする。

長期保存

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書等、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等及び審査請求等争訟に係る文書等で、当該争訟について処理が完了していないものについては、それぞれ法令に定める期間、時効期間又は処理が完了するまでの期間を保存年限とする。